Ferramentas de produtividade

Ser produtivo, especialmente como freelancer é importante. Importante e DIFICIL! Há tanto a acontecer que é muito fácil perder rumo e atenção, até nas tarefas mais simples.

Há imensas formas de tentar controlar todo o processo. Eliminar as distracções, dentro do possível ajuda. Desde algum tempo para cá que tenho o mail e o leitor RSS desligados, abrindo apenas em alguns intervalos do dia, como ao inicio da manhã, e logo após a hora de almoço, e fim de dia. A excepção será a de algum aviso de chegada de qualquer coisa de importante. E acredita que ajuda tanto. Agora em vez de ir de 5 em 5 minutos ver a chegada de mais uma mensagem de spam, ou publicidade/newsletter, vejo em 5 minutos noutra altura qualquer.

O importante é conseguir entrar naquilo que muitos chamam de "the zone". Elimina-se a distracção e concentra-se na tarefa concreta actual. E muito mais consegue ser efectuado assim. Sites como o Freelance Switch entre outros tem imensos artigos como as dicas.

Mas para além destas dicas, de alterações de rotinas, existem aplicações e documentos que nos permitem planear e organizar o dia a dia. O mais simples será, secalhar a agenda, ou um organizer "típico". O calendário do Outlook é óptimo, e existe o plugin Lightning para o Thunderbird. E isto é óptimo para planear algumas tarefas e marcar reuniões e afins. Tenho que começar a utiliza-los mais.

Muito do meu trabalho de planeamento de tarefas passa por listas de "a fazer" - ou como prefiro, o To-Do-List. E para isso há um pequena e excelent aplicação que é um óptimo complemento a uma agenda, que é o "ToDoList". Foi me recomendado no inicio do projecto que estou a desenvolver e tem sido uma ajuda a planear ou pelo menos a marcar os passos do desenvolvimento do projecto. E é muito ocmpleto.

Mas mesmo assim, por vezes, parece que ainda há mais alguma forma de planear as tarefas, não só de projectos, como das tarefas individuais do dia a dia. Ontem numas pesquisas que andava a efectuar, voltei a encontrar o site do David Seah. O David Seah tem uma série de documentos livres para planeamento de tarefas, a que ele chama de "Printable CEO Series". É muito completo e uma óptima ajuda. Tem formulários de marcação de objectivos, acompanhamento e temporização de tarefas entre outros. Os formula´riso são simples, bonitos e funcionais, e tem algo que aprecio - estão no papel, onde podes escrever e marcar e afins. Existe uma versão do calendário compacto com os feriados portugueses no Reflevível

Vou tentar adicionar estes formulários ao workflow, para tentar organizar melhor as tarefas.